Penjelasan Lengkap Menu (Tab) MAILINGS di Microsoft Word
Apa Itu Tab Mailings?
Tab Mailings (artinya "surat-menyurat/pengiriman surat") letaknya di ribbon, posisinya setelah tab References (urutan umumnya: File, Home, Insert, Design, Layout, References, Mailings, Review, dst). Tab ini berisi perintah-perintah khusus untuk membuat surat massal — yaitu satu surat/dokumen yang isinya sama, tapi bisa dicetak atau dikirim ke banyak orang berbeda dengan nama, alamat, atau data lain yang otomatis berubah-ubah sesuai penerimanya.
Kenapa disebut "Mailings"?
Karena fitur utama tab ini dulunya memang dipakai untuk membuat surat yang dikirim lewat pos (mail) ke banyak orang sekaligus, misalnya surat undangan atau surat pemberitahuan resmi. Proses ini dikenal dengan istilah Mail Merge (gabung surat), yaitu menggabungkan satu dokumen surat dengan satu daftar data penerima (seperti daftar nama dan alamat), sehingga Word otomatis membuatkan surat yang sama persis formatnya, tapi datanya (nama, alamat, dll) berbeda-beda untuk tiap orang.
Kapan tab Mailings biasanya dipakai?
Tab ini dipakai saat perlu membuat banyak dokumen serupa dalam jumlah besar sekaligus, misalnya: surat undangan pernikahan untuk ratusan tamu, sertifikat peserta pelatihan, label alamat paket untuk banyak pelanggan, atau amplop surat resmi perusahaan — di mana isi utamanya sama, tapi nama/data penerimanya berbeda-beda.
Tab Mailings pada Word umumnya dibagi menjadi beberapa grup: Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, dan Finish. Berikut penjelasan lengkap tiap grup dan ikon di dalamnya.
1. Grup Create (Buat)
Grup ini untuk membuat dokumen kecil seperti amplop dan label, di luar proses Mail Merge penuh.
• Envelopes (Amplop) Untuk membuat dan mencetak amplop surat, lengkap dengan pengaturan alamat pengirim dan alamat tujuan, serta ukuran amplop yang bisa disesuaikan.
• Labels (Label) Untuk membuat dan mencetak label (misalnya label alamat, label nama, atau stiker), biasanya dicetak di atas kertas label khusus yang sudah terbagi menjadi beberapa kotak kecil sesuai ukuran tertentu.
2. Grup Start Mail Merge (Mulai Gabung Surat)
Grup ini adalah titik awal proses Mail Merge (gabung surat).
• Start Mail Merge (Mulai Gabung Surat) Untuk memilih jenis dokumen yang akan dibuat secara massal, misalnya Letters (surat), E-mail Messages (email), Envelopes (amplop), Labels (label), atau Directory (daftar/direktori). Di sini juga ada pilihan Step by Step Mail Merge Wizard, yaitu panduan langkah demi langkah yang memandu proses Mail Merge dari awal sampai selesai, cocok untuk pemula.
• Select Recipients (Pilih Penerima) Untuk menentukan sumber data penerima surat, yaitu daftar nama, alamat, atau data lain yang akan dimasukkan ke dalam surat. Pilihannya:
- Type a New List – membuat daftar penerima baru langsung di Word.
- Use an Existing List – memakai daftar data yang sudah ada, misalnya dari file Excel.
- Choose from Outlook Contacts – mengambil daftar kontak dari aplikasi Outlook.
• Edit Recipient List (Edit Daftar Penerima) Untuk membuka, mengedit, menambah, menghapus, atau menyaring (filter) data penerima yang sudah dipilih, sebelum surat benar-benar digabungkan/dicetak. Misalnya bisa mencentang/menghilangkan centang pada penerima tertentu yang ingin dilewati.
3. Grup Write & Insert Fields (Tulis & Sisipkan Kolom)
Grup ini untuk menyisipkan data dari daftar penerima ke dalam badan surat.
• Highlight Merge Fields (Sorot Kolom Gabungan) Untuk memberi warna sorot sementara pada bagian-bagian teks di surat yang nantinya akan diganti otomatis oleh data penerima (misalnya nama atau alamat), supaya lebih mudah dikenali saat mengedit surat.
• Address Block (Blok Alamat) Untuk menyisipkan blok alamat lengkap secara otomatis (nama, alamat, kota, dll) ke dalam surat, sesuai format yang dipilih dan sesuai data pada daftar penerima.
• Greeting Line (Baris Sapaan) Untuk menyisipkan kalimat sapaan otomatis di awal surat, misalnya "Yth. Bapak/Ibu [Nama]," yang otomatis berganti nama sesuai penerima masing-masing.
• Insert Merge Field (Sisipkan Kolom Gabungan) Untuk menyisipkan data spesifik dari daftar penerima ke posisi mana pun di dalam surat, misalnya kolom "Nama", "Alamat", "Nomor Telepon", sesuai judul kolom yang ada di sumber data (Excel/daftar).
• Rules (Aturan) Untuk menambahkan aturan/kondisi tertentu saat proses penggabungan, misalnya menampilkan kalimat berbeda tergantung data tertentu (contoh: aturan If...Then...Else — kalau kolom "Jenis Kelamin" berisi "Laki-laki" maka tulis "Bapak", kalau tidak maka tulis "Ibu").
• Match Fields (Cocokkan Kolom) Untuk mencocokkan nama-nama kolom pada sumber data (misalnya di Excel) dengan kolom standar yang dikenali Word (seperti nama depan, nama belakang, alamat), supaya data tersambung dengan benar terutama saat nama kolom di sumber data berbeda penamaan.
• Update Labels (Perbarui Label) Untuk menyalin format dan susunan field yang sudah diatur ke seluruh label lain dalam satu halaman, khusus saat sedang membuat dokumen label.
4. Grup Preview Results (Pratinjau Hasil)
Grup ini untuk melihat hasil surat sebelum benar-benar dicetak/dikirim.
• Preview Results (Pratinjau Hasil) Tombol untuk beralih tampilan antara "kode kolom" (misalnya «Nama») dengan data asli penerima yang sesungguhnya (misalnya "Budi Santoso"), supaya bisa dicek dulu hasilnya sebelum dicetak.
• Find Recipient (Cari Penerima) Untuk mencari dan melihat pratinjau surat milik penerima tertentu berdasarkan kata kunci, tanpa perlu menggeser satu per satu.
• Auto Check for Errors (Cek Otomatis Kesalahan) Untuk memeriksa apakah ada kesalahan pada proses penggabungan data sebelum benar-benar dicetak/diselesaikan, sehingga bisa dibetulkan lebih dulu.
• Tombol navigasi (First, Previous, Next, Last, Go to Record) Untuk berpindah melihat pratinjau surat dari penerima pertama, sebelumnya, berikutnya, terakhir, atau langsung menuju nomor data penerima tertentu.
5. Grup Finish (Selesai)
• Finish & Merge (Selesaikan & Gabungkan) Tombol terakhir untuk menyelesaikan proses Mail Merge, dengan beberapa pilihan:
• Edit Individual Documents – menggabungkan semua surat menjadi satu dokumen baru berisi banyak halaman, satu halaman untuk satu penerima, sehingga masih bisa diedit manual sebelum dicetak.
• Print Documents – langsung mencetak seluruh surat untuk semua penerima ke printer.
• Send E-mail Messages – mengirim langsung hasil surat sebagai email ke masing-masing penerima (kalau tadi jenis dokumennya dipilih E-mail Messages).
Komentar
Posting Komentar